¿Qué es WooCommerce Order Fulfillment y cómo optimizarlo?

Como saben la mayoría de los vendedores online, conseguir que tu plataforma de comercio electrónico sea la mejor posible es un proceso largo, complejo y continuo. Solo sacarás el máximo partido a esta herramienta cuando hayas optimizado todos los aspectos del portal.

A pesar de que es conocimiento común, un error que cometen muchos vendedores es centrarse exclusivamente en optimizar todos los pasos que conducen a la compra de un producto, ignorando lo que viene después.

Por supuesto, el proceso previo a la venta es crucial, pero también debes asegurarte de que la gestión de pedidos esté optimizada para que tu tienda funcione sin problemas y no haya contratiempos.

A lo largo de este artículo veremos exactamente qué es el cumplimiento de un pedido, por qué es tan importante para tu sitio web y también descubriremos algunas herramientas útiles en WooCommerce para mejorar este aspecto del portal.

Vamos a empezar por una definición.

¿Qué es el cumplimiento de pedidos en WooCommerce?

El cumplimiento de pedidos se refiere al proceso de gestión y envío de los productos adquiridos por los clientes. Comprende el periodo entre el pago y la entrega e incluye aspectos como:

• Verificación y preparación del pedido.
• Preparación del producto, recuperación de la dirección, embalaje.
• Envío y seguimiento de la entrega, comunicación con el cliente y llegada.

Por muy intuitivos que puedan parecer estos pasos, es posible mejorar su eficacia tomando pequeñas medidas y utilizando herramientas específicas.

Pero, ¿por qué hacerlo? ¡Vamos a descubrirlo!

Por qué es crucial optimizar el proceso de cumplimiento

Si bien es fácil entender por qué conviene optimizar el proceso de compra, lo mismo podría resultar difícil para el proceso de cumplimiento. ¿Qué ventajas puede aportar al vendedor?

• Satisfacción del cliente: El periodo inmediatamente posterior a una compra, especialmente la primera realizada en el portal, es cuando los clientes son más vulnerables. Es cuando tienen más dudas y recelos. Por lo tanto, es importante gestionar sus expectativas, mantenerlos informados sobre el estado del envío y asegurarse de que el proceso sea rápido y sencillo. De este modo, los clientes estarán más satisfechos y seguros, y volverán a comprar en el futuro. Además, se reducirán las solicitudes de información sobre el estado de su pedido.
• Reducción de errores humanos: Cuanto más automatizado y eficiente es un proceso, menos margen hay para el error humano como son los envíos incorrectos, productos olvidados, etc. Esto se traduce en costes más bajos y clientes más satisfechos.
• Escalabilidad: Un proceso manual y deficiente puede seguir funcionando cuando el número de pedidos es bastante limitado, pero cuanto más aumentan estos, más necesario será automatizarlo para que sea a prueba de errores y evitar posibles problemas.

Y mucho más. Veamos, pues, cuáles son los pasos necesarios para optimizar el cumplimiento.

Pasos clave para una gestión eficiente del cumplimiento

En lo que respecta al cumplimiento, hay dos aspectos importantes a los que debes prestar atención: el proceso de envío y la comunicación con el cliente.

En cuanto al primero, es evidente que tendrás que salir de WooCommerce, elegir un servicio de envío que se adapte a las necesidades de tu negocio y crear un proceso de embalaje y envío rápido y a prueba de errores. Hoy en día, la paciencia de los clientes es muy baja en lo que respecta a la espera de la entrega, principalmente debido a servicios como Amazon, que entregan al día siguiente de la compra (si no el mismo día).

Por lo tanto, confía en un servicio seguro y con excelentes reseñas, y asegúrate de que el proceso de envío comience lo antes posible desde el momento en que se procesa el pago.

Una vez que el envío está garantizado, es el momento de comunicarte con tus clientes. La mejor manera de evitar posibles problemas, solicitudes de reembolso, correos electrónicos enfadados y mucho más es anticiparse a las dudas y responder a preguntas que aún no se han formulado.

¿Cómo? Por ejemplo, permitiendo el seguimiento del pedido directamente en la página «Mi cuenta» de tu tienda. De esta manera, el cliente podrá ver en todo momento dónde se encuentra su producto y estar tranquilo, lo que reducirá el número de comunicaciones y el tiempo que tendrás que dedicar a sus preguntas.

Lo ideal es que utilices una herramienta que proporcione automáticamente el número de seguimiento del proveedor, para simplificar aún más tu trabajo. Además, es importante comunicar el estado del pedido para mostrar los distintos procesos desde la compra hasta la entrega del producto, en lugar de dejar a los clientes en un limbo de espera.

Por último, es importante tener en cuenta que el inventario debe actualizarse constantemente. Lo último que quieres es vender un producto que no está disponible, lo que provocaría insatisfacción en los clientes y dañaría la imagen de tu comercio electrónico.

Cómo agilizar el cumplimiento con los plugins de YITH

Además de las medidas que hemos visto sobre el envío, si has creado tu tienda online con WooCommerce, puedes utilizar algunos plugins para optimizar tu portal muy fácilmente. Entre los numerosos desarrolladores de plugins para WooCommerce, YITH destaca por su oferta que incluye decenas de plugins, todos ellos perfectamente compatibles entre sí.

Hoy descubriremos dos: YITH WooCommerce Custom Order Status y YITH WooCommerce Order & Shipment Tracking. Ambas herramientas mejoran tu capacidad de comunicación con el cliente en lo que respecta al estado del pedido y al estado del envío del producto.

Pero no te preocupes, ¡los veremos con más detalle en un momento!

YITH WooCommerce Custom Order Status

Comencemos hablando de YITH WooCommerce Order Status. Este plugin mejora y hace que la funcionalidad básica de WooCommerce relacionada con los estados de los pedidos sea realmente útil y personalizada.

De hecho, cuando se crea un nuevo pedido en WooCommerce, el sistema le asigna uno de los estados pre-configurados.

Sin embargo, la mayoría de estos estados solo cubren el breve periodo de tiempo entre el pedido y el procesamiento del pago. No son muy útiles para mostrar todos los pasos que conlleva la entrega, y son aún menos adecuados para las tiendas WooCommerce que tienen pasos adicionales, como las tiendas que venden artesanía o arte.

Sin embargo, utilizando un plugin como YITH WooCommerce Order Status es posible potenciar significativamente esta funcionalidad básica de WooCommerce.

Una vez instalado y activado el plugin, en su panel de control es posible crear tantos estados como quieras, tanto a partir de los que se incluyen normalmente en WooCommerce como creando otros personalizados:

Durante este proceso de creación, puedes decidir qué permisos conceder al usuario durante ese estado específico, qué estados vienen después y cómo influye el paso a ese estado en el pedido:

Una vez creados tus nuevos estados, estos aparecerán en el panel de control del plugin:

Y podrán ser seleccionados, a su vez, en la página del pedido del producto:

De esta manera, podrás mantener a tus clientes informados sobre cada fase de la preparación y el envío de sus pedidos.

Pero la comunicación con los clientes no termina aquí, veamos otro plugin muy importante para el éxito de tu tienda.

YITH WooCommerce Order & Shipment Tracking

YITH WooCommerce Order & Shipment Tracking te permite ofrecer códigos de seguimiento de cientos de transportistas diferentes, además de proporcionar al cliente el seguimiento directamente en el sitio web de forma sencilla, rápida e intuitiva.

Una vez instalado y activado el plugin, se puede elegir el servicio de entrega deseado de una amplia lista que incluye GLS, DHL, etc.:

Podrás configurar el transportista por defecto y los ajustes del plugin:

Así, después de cada envío, podrás ir a la página del pedido y añadir el código de seguimiento en pocos segundos. De hecho, solo tienes que abrir un pedido y dirigirte a la parte superior derecha:

Al activar esta opción, podrás introducir todos los datos relacionados con el seguimiento en tu comercio electrónico:

En este punto, el cliente solo necesitará el ID del pedido y su correo electrónico para comprobar el seguimiento del producto:

Y el sistema informará inmediatamente al cliente:

Conclusiones

Sabemos lo importante que es optimizar el proceso que lleva a la venta de un producto, pero precisamente porque cada cliente es tan importante, te invitamos a prestar atención también a lo que viene después, es decir, la gestión del pedido.

Solo así tendrás una tienda a prueba de errores, con clientes satisfechos y fidelizados y sin ningún problema de comunicación. ¡Prueba hoy mismo los plugins de YITH y dale un impulso a tu negocio online!