Cómo agregar estados de pedido personalizados en WooCommerce

Si tienes una tienda online construida con WooCommerce, sabrás que cada pedido atraviesa diferentes «estados», es decir, etapas desde el momento en que se crea hasta que se entrega.

Sin embargo, los estados que ofrece WooCommerce por defecto a menudo resultan insuficientes para gestionar toda la complejidad del procesamiento de pedidos, lo que puede generar dificultades para el vendedor y confundir al cliente.

A lo largo de este artículo, veremos brevemente cuáles son los estados de pedido incluidos por defecto en WooCommerce, cuáles son sus limitaciones y cómo introducir rápidamente nuevos estados con la ayuda de un plugin sencillo.

¿Qué es un estado de pedido personalizado en WooCommerce?

Comencemos por ver cuáles son los estados de pedido en WooCommerce:

Por defecto, los pedidos en WooCommerce pueden dividirse en 8 estados:

• Borrador
• Fallido
• Reembolsado
• Cancelado
• Completado
• En espera
• Procesando
• Pago pendiente

Como puedes ver, la mayoría de estos estados giran en torno al proceso de compra y pago. Una vez que se procesa el pago, el vendedor no tiene otra opción respecto al estado del pedido, y toda la fase de preparación y envío debe fluctuar entre los estados de «Procesando» a «Completado».

Pero esto no es lo ideal. Ni para el vendedor, que se encuentra con pedidos en diferentes etapas del proceso de preparación todos marcados con el mismo estado (lo que aumenta el riesgo de errores), ni para los clientes, que revisan el estado de su pedido y no ven ningún tipo de actualización incluso varios días después de haber realizado la compra.

Por ejemplo, podrías añadir un estado como «preparando para envío» para distinguir los productos empaquetados y listos para enviar de los que aún no se han empaquetado. También podrías añadir otros estados.

Tomemos el ejemplo de una tienda que vende productos personalizables o artesanales. En este caso, la fase de preparación del pedido incluirá algunos pasos importantes que son fundamentales tanto para tu trabajo como para la tranquilidad del cliente.

En general, ofrecer estados de pedido personalizados permite una mejor gestión de los mismos (lo que se traduce en una tienda más eficiente y rápida) y una mayor transparencia para los clientes (lo que se transforma en una mayor satisfacción, menos solicitudes de asistencia y un menor riesgo de devoluciones).

Veamos cómo introducir nuevos estados en WooCommerce.

Cómo crear un estado de pedido personalizado en WooCommerce

Al igual que con todas las funciones que faltan o están incompletas en WooCommerce, básicamente tienes dos opciones: modificar el código del sitio (lo que requiere un profundo conocimiento de la herramienta y puede ser arriesgado) o utilizar un plugin dedicado a esa función específica.

El plugin que utilizaremos hoy es YITH WooCommerce Custom Order Status. El plugin, como su propio nombre indica, te permite crear estados de pedido personalizados que podrás utilizar exactamente igual que los predeterminados del CMS.

Una vez instalado y activado el plugin, podrás ir a su escritorio, donde será posible crear nuevos estados y visualizar todos los que hayas creado hasta el momento.

Después de crear un nuevo estado personalizado, puedes seleccionarlo en la página del pedido. También puedes configurar una serie de niveles de estado y vincularlos entre sí para facilitar la transición entre estados.

Veamos cómo.

Gestionar estados de pedido personalizados

Cuando vas a crear un nuevo estado para WooCommerce, tienes la opción de decidir varias de sus características, como el slug, el nombre, el color en el que aparecerá en la página de pedidos y mucho más.

Entre las distintas opciones disponibles, también encontrarás un campo dedicado a la sección «Siguientes estados». Sirve para crear un sistema de pasos o etapas, de modo que puedas cambiar el estado de un pedido al siguiente de manera lógica con un simple clic.

Pero para explicar mejor el concepto, veamos un ejemplo práctico. Queremos crear un sistema de estados que se mueva en esta dirección:

• Placed: una vez realizado el pedido, este se marca como «placed» (realizado).
• Assembling: cuando el producto comienza su fase de ensamblaje, el vendedor puede presionar un solo botón y moverlo a «assembling» (en ensamblaje).
• Dispatched / Delivered: una vez que el producto está listo, existe la opción de marcarlo como «delivered» (entregado) para los clientes que lo recogen en la tienda o «dispatched» (enviado) si se envía por correo. A su vez, «dispatched» debería tener la opción de pasar a «delivered» una vez que se entrega en el domicilio del cliente.

Por lo tanto, para crear un sistema similar a este, debemos colocar cada uno de los estados en la sección «Siguientes estados», de modo que, cuando todo esté listo, tenga este aspecto:

Una vez hecho todo esto, yendo a la página de pedidos, deberíamos poder actuar sobre el pedido tal y como se indica en la configuración:

Y, como puedes ver, entre las acciones vemos efectivamente las que hemos agregado previamente. El pedido marcado como placed puede ser movido a assembling. El pedido en assembling puede convertirse en delivered o dispatched, y el pedido en dispatched puede convertirse en delivered.

Es fácil entender cómo todo esto es extremadamente conveniente para el vendedor, quien con un solo clic puede mover un pedido al estado lógicamente siguiente sin confundirse con numerosas opciones.

Nota: si no ves el campo «acciones» en la página de pedidos de WooCommerce, simplemente necesitas activarlo en las opciones de WordPress. Para hacerlo, desplázate hacia la parte superior de la página de pedidos y haz clic en «opciones de pantalla» en la parte superior derecha.

En el menú emergente que aparece, asegúrate de marcar la casilla «acciones» y estas aparecerán en su página de pedidos:

Notificaciones por cambio de estado del pedido

Un aspecto muy importante, cuando se habla de los estados del pedido, es la comunicación con los clientes. De hecho, como vimos antes, mantener a los usuarios actualizados es una de las razones detrás de la creación de nuevos estados.

Claro, los clientes pueden ir a su cuenta a verificar el estado del pedido, pero siempre recomendamos facilitar este proceso comunicando al cliente los pasos más importantes de un estado a otro.

Para ello, puedes aprovechar las funcionalidades del propio plugin. De hecho, cuando creas un nuevo estado, además de la pestaña «Ajustes», también encontrarás la pestaña «Ajustes de correo electrónico», donde podrás personalizar el contenido del correo electrónico que se enviará al cliente cuando su pedido llegue a cada estado específico:

Esta función se basa en una función ya incluida en WooCommerce, que envía un correo electrónico de actualización al cliente sobre el estado de cada pedido.

Visualización de la información de estado para los usuarios

Si bien estas comunicaciones son importantes para mantener a los clientes informados, todos estos estados del pedido personalizados también se pueden consultar en la sección «Mi cuenta», para que puedas consultar el estado de tu pedido en cualquier momento.

Mejores prácticas para estados de pedido personalizados

Aunque los estados personalizados son muy importantes para la efectividad de tu comercio electrónico, hay ciertos cuidados que puedes tener en relación con los estados de los pedidos para aprovechar al máximo el plugin.

Veamos algunos juntos:

1. Uso de nombres descriptivos: es importante asignar nombres claros e intuitivos a los estados (por ejemplo, «en proceso» en lugar de «elaboración»). Aunque puedas pensar que soluciones más breves son claras, esto podría no ser cierto en el futuro y, seguramente, no resultará claro para tus clientes, que verán esos estados. En general, una mayor claridad reduce el riesgo de error humano, tanto por tu parte como por la de tus empleados, por lo que merece la pena invertir unos segundos más en la nomenclatura.
2. Pruebas de los estados antes de implementarlos: al igual que con cualquier funcionalidad que vayas a introducir en tu tienda y que altere las funciones básicas de WooCommerce, es importante probarla antes de realizar cualquier modificación en tu comercio electrónico, para evitar correr cualquier riesgo. Generalmente, la adición de un estado de pedido personalizado no causará problemas (especialmente si se usa con otros plugins del mismo desarrollador), pero es mejor estar seguro en el panel de control antes de aprobar una modificación directamente en tu tienda online.
3. Uso limitado de los estados: la posibilidad de crear un número prácticamente ilimitado de estados de pedido personalizados podría llevarte a crear un exceso de ellos. Tanto para quienes deben gestionar la tienda y los estados, como para los clientes que necesitan comprender inmediatamente lo que significan una vez asignados al pedido, es importante implementar solo aquellos estados estrictamente necesarios para el correcto funcionamiento de tu sitio.También puedes considerar ofrecer una leyenda dentro de la cuenta del cliente, para explicar en qué parte del proceso de cumplimiento se encuentra su pedido y qué sucede después (con tiempos generales para cada paso).

En general, recomendamos usar un poco de sentido común con cada herramienta, por muy positiva que sea para tu comercio electrónico.

Conclusión

La introducción de estados de pedido personalizados en WooCommerce ofrece una solución ideal para optimizar tanto la eficiencia de gestión de la tienda como la experiencia del cliente. Gracias a YITH WooCommerce Custom Order Status puedes configurar nuevos estados que reflejen con mayor precisión las diferentes etapas del proceso de cumplimiento, simplificando así la gestión de los pedidos.

Esto se traduce en un mayor control por parte de los vendedores, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la fluidez del proceso.

También representa una ventaja para los clientes: poder monitorear el estado del pedido en cada etapa garantiza transparencia y seguridad, disminuyendo dudas y solicitudes de asistencia, y aumentando la satisfacción general.

Recuerda automatizar las notificaciones por correo electrónico en cada avance del pedido. Junto con el estado del pedido visible en la cuenta del cliente, esto hará que todo sea más fácil de entender y más claro para los clientes.