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Cómo diseñar las facturas en WooCommerce

En la gestión de una empresa, la creación de facturas es un elemento muy importante, aunque a menudo se considera solo como un proceso. Por eso es importante que en tu tienda online no las hayas infravalorado y, sobre todo, que tus facturas estén completas gracias a tu propio trabajo de personalización. Un simple trámite burocrático puede ser clave para mejorar la experiencia de tus clientes y la imagen de tu negocio.

En este artículo veremos por qué es importante personalizar una factura y cómo hacerlo de forma sencilla utilizando un plugin de WooCommerce.

Por qué es importante personalizar tus facturas

Puede haber muchas razones por las que debas personalizar tus facturas. Prestar más atención a su formato y a lo que contienen te permite:

  • Mejorar la imagen de tu tienda – Toda compra que se realiza online requiere cierta confianza. Esta se reduce si una tienda ya ha sido utilizada antes o si se trata de una tienda online muy popular, pero en cualquier caso es bueno utilizar todas las flechas de nuestra aljaba para transmitir una imagen profesional a tus clientes. Y una factura bien diseñada, adaptada al estilo de tu negocio, clara y fácil de leer puede aumentar la confianza del cliente, sobre todo en el momento inmediatamente posterior a la compra y durante la espera del producto, cuando pueden surgir todo tipo de dudas.
  • Asegúrate de cumplir todos los criterios legales – Ante todo, una factura es una herramienta vital para el buen funcionamiento de tu negocio y para la corrección fiscal de tu tienda WooCommerce. Pero los criterios que debe cumplir una factura cambian en función de la época, el tipo de negocio, el país del vendedor y del comprador, y mucho más. Por eso, tener plena libertad para personalizar tus facturas significa no tener que depender de una herramienta genérica y potencialmente inadecuada en la que confiar el futuro de tu negocio.
  • Mejora la experiencia del usuario y destaque entre la multitud – En general, lo último que desea es crear una tienda que se parezca a mil otras. Por eso es importante personalizar cada elemento de su sitio, incluidas las facturas. Unas facturas limpias, claras y adaptadas no sólo le dan un aspecto profesional y memorable, sino que también ponen fin a la experiencia de compra del cliente con una nota especialmente positiva.

Además de otros muchos factores, como aprovechar la oportunidad para responder a preguntas habituales de los clientes sobre el envío o impulsar más ventas.

Cómo personalizar las facturas en WooCommerce paso a paso

¿Incluye WooCommerce un sistema de facturas para sus tiendas? Técnicamente sí, aunque (como veremos) es muy básico y a veces superficial.

De hecho, si vas a WooCommerce > Configuración > Correo electrónico, podrás ver que entre las distintas comunicaciones que genera la plataforma está la factura y los detalles del pedido.

Correos electrónicos

Yendo a la página de un pedido, de hecho, en la esquina superior derecha puedes enviar manualmente la factura generada por el sistema a tu cliente:

Acciones del pedido

Y el cliente recibirá por correo electrónico una factura similar a esta:

Ejemplo de factura

Como puede ver, este tipo de factura no es particularmente elegante, fácil de usar y es muy difícil de personalizar (excepto yendo a modificar la plantilla HTML en la película php del sitio, más allá de las posibilidades de la mayoría de los vendedores.

Por esta razón, recomendamos utilizar el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, que te da un control total sobre la gestión de facturas y albaranes con el mínimo esfuerzo. Veamos cómo utilizar este plugin.

Instalación del plugin de diseño de facturas PDF de WooCommerce

Instalar WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips es muy sencillo: una vez que hayas descargado el plugin, todo lo que tienes que hacer es ir a tu sitio WordPress/WooCommerce en Plugins > Añadir un nuevo plugin:

Subir plugin

Una vez en esta página, haz clic en «Subir plugin»:

Seleccionar archivo e instalar plugin

Elige tu archivo .zip y súbelo. Recuerda activarlo una vez subido. Una vez hecho esto, puedes pasar al panel de control de Facturas y albaranes en PDF.

Tutorial de diseño de facturas en WooCommerce

El plugin, una vez activo, se puede gestionar desde el menú lateral y clicando en YITH > PDF Invoices & Packing Slips:

Pestaña de facturas

En la primera sección, llamada Facturas, encontrarás un resumen de todas las facturas generadas por el plugin. Puedes descargarlas todas con la herramienta de acción en lote, o puedes ir a la lista y elegir las que te interesen.

Cada factura tiene la fecha, el número de factura, el número de pedido, los datos del cliente, el subtotal, los gastos de envío, el impuesto y el total.

Si vas a la derecha de cada factura, puedes ver las opciones disponibles en ella:

Opciones disponibles de cada factura

Puedes descargarla, regenerarla, enviarla al cliente o borrarla (además de visualizarla). Pero veamos cómo gestionarlas y personalizarlas.

Configuración general de la factura

En el menú interno del plugin, yendo a Ajustes encontrarás tres secciones:

Subpestañas de la pestaña factura

Veámoslas rápidamente.

Opciones generales

Opciones generales del plugin

En esta sección puedes determinar el comportamiento del plugin, con opciones como:

  • Creación de facturas – Puedes elegir si las facturas serán generadas manualmente, por lo que puedes elegir si crearlas solo en determinados pedidos, o crearlas automáticamente para todos los pedidos de la tienda.
  • Qué fecha mostrar en la factura
  • Cómo gestionar la generación de los números de factura
  • Cómo mostrar los documentos generados
  • Cómo gestionar y crear recibos, proformas y notas de crédito

Y mucho más.

El plugin también permite añadir campos a la página de pago y hacerlos obligatorios para facilitar la correcta cumplimentación de las facturas:

Opciones de pago

Formato de los documentos

En la segunda pestaña de configuración, puedes decidir el formato utilizado para las facturas:

Formato de los documentos

Aquí encontrarás opciones que determinan:

  • El formato de fecha
  • El prefijo y sufijo en la nomenclatura de la factura
  • El formato del número y nombre de la factura

Así como elegir el formato de las facturas pro-forma, las facturas rectificativas y los albaranes de entrega.

Almacenamiento de documentos

Finalmente, en la última pestaña, se pueden configurar las opciones de guardado de documentos, es decir, dónde se guardarán las facturas, y si se subirán automáticamente a Dropbox o Google Drive:

Almacenamiento de documentos

Una vez vistas todas las opciones posibles, vamos a ver cómo crear una plantilla de factura.

Crea tus propias plantillas de facturas en WooCommerce

En el menú del plugin se encuentra la sección Plantillas PDF. Esta a su vez se divide en Ajustes (donde decides qué plantillas usar y para qué, como veremos más adelante) y Plantillas, donde se recopilan todas las plantillas utilizables y donde puedes crear nuevas.

Plantillas PDF

¿Cómo crear una plantilla? Simplemente haz clic en «Añade nueva plantilla» en la parte superior.

Utiliza Gutenberg para personalizar tus facturas de WooCommerce

Al hacer clic en este botón, te encontrarás en la página de creación que utiliza un sistema de bloques totalmente personalizable para decidir el contenido de tu factura.

Si no quieres empezar desde cero, puedes elegir una de las numerosas plantillas ya propuestas por el plugin:

Lista de plantillas PDF

Una vez elegida la plantilla que prefieras, bajando podrás encontrar su estructura, con cada sección representada por un bloque personalizable:

Bloque personalizable de información del cliente

Todo ello mediante el uso de los numerosos marcadores de posición que ofrece el plugin, como:

  • {{_customer_note}}
  • {{_customer_user}}
  • {{_order_key}}
  • {{_order_currency}}
  • {{_billing_first_name}}
  • {{_billing_last_name}}
  • {{_billing_company}}
  • {{_billing_address_1}}

Y muchos otros.

No sólo eso: el plugin ofrece bloques específicos para ayudarte en tu trabajo:

Bloques Gutenberg específicos de YITH PDF Invoices

Así que no sólo tienes libertad para insertar lo que quieras en esta factura, sino que además puedes hacerlo de manera fácil, sin necesidad de tener conocimientos de programación. Sólo tienes que aprender a utilizar los marcadores de posición que hemos visto más arriba.

Guarda plantillas de facturas y utilízalas donde quieras

Una vez que hayas personalizado tu factura, solo tienes que darle un nombre para identificarla y hacer clic en «Publicar»:

Publicar plantilla de ejemplo

Pero, ¿cómo utilizar la plantilla que acabas de crear? Nada más sencillo: vuelve al menú del plugin, en Plantilla > Ajustes:

Ajustes de plantillas PDF

Haz clic en el campo Plantilla de factura y escribe las primeras letras para buscar el nombre que has introducido anteriormente.

Una vez hecho esto, tu plantilla estará oficialmente en uso.

Ejemplos de facturas personalizadas para WooCommerce

Como hemos visto, tienes total libertad para introducir la información que quieras en tus facturas, pero es importante tener en cuenta que solo el cambio visual que ofrece el plugin puede marcar una gran diferencia.

Esto es evidente comparando una factura básica de WooCommerce y una generada por el plugin, ofreciendo ambas información como el número de pedido, los productos, el total y la dirección del cliente:

Inmediatamente tu tienda tendrá un aspecto más profesional y la factura será más fácil de entender incluso para los clientes más distraídos.

Conclusión

No te conformes con la versión básica de las facturas de WooCommerce. Aunque se trata de una característica muy importante y apreciada, a menudo es insuficiente para el éxito de un negocio. Personaliza tus facturas para que sean correctas, contengan toda la información necesaria, cumplan con la ley y transmitan una imagen más profesional de tu negocio con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.

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